Automatise ton business : Les secrets de productivité de Doriane

– Épisode 39 –

Hey, bienvenue dans ce nouvel épisode de podcast ! Aujourd’hui, on parle de ce qui semble être une formule magique qui peut transformer ton entreprise : l’automatisation. Je sais, ce mot peut faire peur, mais n’aie crainte. Nous avons reçu Doriane de PlanYourWork, spécialiste de l’automatisation des processus business en ligne, pour t’aider à démystifier ce concept et l’implémenter dans ton business.

Qui est Doriane ?

Doriane se présente comme une réunionnaise ayant étudié en métropole. Salariée recruteuse depuis six ans et investisseuse en immobilier avec son compagnon depuis trois ans, elle est surtout consultante en productivité, spécialisée dans l’automatisation des processus business. Son but ? Dégommer les tâches répétitives et chronophages pour que les entrepreneur.e.s puissent se concentrer sur l’essentiel : développer leurs activités et être là pour leurs clients.

Les raisons de son lancement dans l’entrepreneuriat

Après des études en commerce, Doriane a occupé des postes de recruteuse mais n’a pas apprécié l’aspect commercial de l’activité, surtout pendant la période du Covid. Cherchant une évolution, c’est son compagnon qui lui a suggéré d’explorer l’entrepreneuriat. Passionnée par ce nouvel univers découvert via Instagram, elle a commencé à aider les entrepreneur.e.s à mieux gérer leur temps et à avoir un meilleur équilibre vie perso-vie pro.

La découverte de l’automatisation

La découverte de l’automatisation remonte à ses débuts en tant qu’étudiante, lors de stages où elle a automatisé des tâches répétitives. De la simplification des processus RH d’un garage à la création d’un CRM, ses expériences ont révélé une passion pour les outils et les systèmes. Cependant, ce n’est qu’après un bilan de compétences et plusieurs mois de réflexion qu’elle a réalisé que l’automatisation pouvait être un métier.

Ce qu’elle propose aujourd’hui dans ses services

Doriane propose des services sur mesure en fonction des besoins spécifiques de ses clientes. Après un audit détaillé de l’activité de ses clientes, elle propose des stratégies d’automatisation adaptées, des plans d’automatisation ainsi que des recommandations d’outils. Elle se veut formatrice et accompagnatrice pour assurer une prise en main autonome des solutions mises en place.

Comprendre et démystifier l’automatisation

Définition de l’automatisation : « L’exécution totale ou partielle de tâches techniques par des machines fonctionnant sans intervention humaine. »

L’automatisation utilise des machines, logiciels et technologies pour réaliser des tâches manuelles et répétitives. Par exemple, un logiciel peut automatiquement reprendre des données et les entrer dans un tableau Excel sans intervention humaine. Cela permet de gagner énormément de temps et de réduire les erreurs humaines.

Méthodologie de l’automatisation de processus :

Il ne s’agit pas seulement de simplifier une tâche unique, mais bien souvent d’automatiser une série de tâches qui forment un processus complet comme la gestion des factures, le suivi des commandes ou le service client.

Pourquoi l’automatisation est essentielle

1. Gagner du temps : Les outils fonctionnent sans interruption 24h/24, 7 jours sur 7, permettant de libérer du temps pour les tâches plus importantes.
2. Précision : Réduire les erreurs humaines dans les tâches répétitives, comme la facturation.
3. Réduction des coûts : Moins d’intervention manuelle signifie moins de coûts de main-d’œuvre.
4. Flexibilité : Permet de se concentrer sur le développement des activités tout en assurant un suivi continu des processus automatisés.

Exemples concrets d’automatisation

Facturation automatique

L’automatisation des factures te permet de gagner des heures de travail chaque semaine. Des outils comme Fribi permettent d’automatiser la création et l’envoi de factures, ainsi que les relances.

Prise de rendez-vous

Des outils comme Calendly ou Acuity Scheduling automatisent la planification de tes rendez-vous, évitant les allers-retours par email pour fixer une date.

Suivi des prospects avec CRM

Un CRM permet de gérer les relations avec les clients et les prospects de manière efficace. En intégrant un CRM comme HubSpot, tu peux automatiser l’envoi de mails, suivre les interactions, segmenter les clients et beaucoup plus.

Newsletters

Les outils comme Mailchimp ou GetResponse permettent l’automatisation des campagnes de mails, incluant les mails de bienvenue, les mailings périodiques, et les suivis de relations client.

Les crainte liées à l’automatisation

1. La complexité technique : Intimidé par la technologie ? Considère les tutoriels et formations en ligne pour te familiariser avec les outils.
2. Le coût : L’automatisation peut être coûteuse, mais les bénéfices en termes de temps et d’efficacité compensent souvent les frais initiaux.
3. Remplacement de l’humain : Automatiser ce qui est répétitif sans perdre l’aspect humain et relationnel de ton business.

Les étapes pour commencer à automatiser ton business

1. Identifier les tâches répétitives et chronophages : Dresse une liste des tâches qui prennent du temps et sont répétitives.
2. Catégoriser ces tâches : Regroupe les tâches similaires (emails, facturation, réseaux sociaux, etc.).
3. Définir tes objectifs : Que souhaites-tu accomplir avec l’automatisation ? Réduire le temps passé sur les emails ? Améliorer la planification des rendez-vous ?
4. Prioriser les tâches : Commence par ce qui peut avoir le plus grand impact sur ton temps et ton efficacité.
5. Tester des outils : Cherche des outils adaptés à tes besoins et teste-les pour trouver ceux qui sont les plus efficaces pour toi.

Les pièges à éviter

1. Croire que l’automatisation résout tout : C’est un complément, pas une solution miracle.
2. Automatiser des processus imparfaits : Assure-toi d’avoir raffiné manuellement les processus avant de les automatiser.
3. Trop en automatiser : Garde un équilibre et ne perds pas le côté humain de ton business.

En bref

L’automatisation peut transformer radicalement ton business, te permettant de gagner en efficacité, précision et productivité. En suivant ces conseils, en réfléchissant à tes véritables besoins et en choisissant les bons outils qui te correspondent, tu vas pouvoir révolutionner ton entreprise en travaillant moins ET mieux ! Bref, tout ce que l’on aime !

Retrouve Doriane sur Instagram et prends directement rendez-vous avec elle pour trouver comment automatiser ton entreprise.

Si cet épisode t’a aidé, n’hésite pas à nous laisser un commentaire et une note sur ta plateforme d’écoute préférée, ça nous aide énormément !

Et on se retrouve dans 15 jours pour un nouvel épisode, alors n’hésite pas à t’abonner et nous dire ce que tu as pensé de cet épisode !

– Obéline 😘

PS : Si toi aussi, tu souhaites participer à un de nos podcast pour partager ton expérience dans l’entrepreneuriat, écris-nous !